發(fā)邀請函的步驟

　　1. 建立聯(lián)系人

　　excel列表，把每個(gè)“元素”：都拆細(xì)，例如姓名（若需要單獨(dú)用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務(wù)，稱呼，郵箱地址（一格只放一個(gè)），地址，郵編等。這是一切數(shù)據(jù)的來源，可用來生成任何格式的文檔。

　　2. 建立邀請信

　　word文檔，和之前的excel放在同一個(gè)文件夾里。調(diào)整好格式等。如需打印信封，也一樣制 作一個(gè)word文檔。

　　3. 郵件合并功能。

　�。�1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。

　　（2）選擇收件人，“使用現(xiàn)有的表”，選擇剛才做好的excel（word2010似乎可以選擇任意文件夾的excel表，2003的好像不行）。

　�。�3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯(lián)系人，若是全部都要使用，就略過這一步。

　　（4）插入域。在需要插入“內(nèi)容”，例如姓名的地方點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時(shí)在word文檔 出現(xiàn)<<姓名>>類似的標(biāo)志。

　　（5）預(yù)覽結(jié)果。點(diǎn)擊預(yù)覽結(jié)果后，可以看到<<>>被替換成excel里的第一個(gè)姓名，在預(yù)覽結(jié)果的'菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結(jié)果。

　�。�6）完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個(gè)一個(gè)獨(dú)立的文檔。

　　4. 高級功能。

　　如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個(gè)合并到pdf的按鈕。對于發(fā)送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時(shí)候出錯(cuò)或者對方打不開高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士，邀請函轉(zhuǎn)成繁體字，但是有時(shí)word會(huì)在對方電腦上顯示出錯(cuò)，所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。

　　【總結(jié)】

　　1. excel做數(shù)據(jù)庫

　　——2. word做模版——3.數(shù)據(jù)用“郵件合并”插入word. ——4. 批量生成所需的文件。

　　附圖：在2010里很直觀方便，按從左往右的圖標(biāo)一步一步做就好了。

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